Vrijwilligersbeleid van de voetbalvereniging B.M.T. uit Den Haag

Inhoud

Inleiding
1. Doel vrijwilligersbeleid
2. Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleidsplan
3. Regels vrijwilligersbeleid
4. Motivatie van vrijwilligers
5. Waarderen en belonen van vrijwilligers
6. Werven van vrijwilligers
7. Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers
8. Deskundigheidsbevordering
9. Behouden van vrijwilligers
10. Verzekering

 

Inleiding

De Nederlandse maatschappij is aan het veranderen. ‘Individualisering’ en ‘consumentisme’ zijn woorden die je steeds vaker hoort. Mensen trekken zich terug in hun woning. Internet, e-mail, telefoon, persoonlijk contact lijkt overbodig.

De sportvereniging heeft hier ook mee te maken. De clubbinding is aan het verdwijnen. Ouders zien de vereniging als kinderopvang, mensen kennen geen clubliefde meer. De individualistische sporten zijn sterk in opkomst.

B.M.T. is een vereniging en een vereniging bestaat dankzij vrijwilligers. De ene vrijwilliger besteed meer tijd aan B.M.T. dan een ander, maar dat geeft niet. Iedere bijdrage, hoe klein dan ook, is belangrijk voor het voortbestaan van de vereniging.

B.M.T. leert iedereen dat sporten in teamverband, vooral samenwerken is. Dat geld niet alleen in het veld, maar ook daarbuiten. Samen werken, samen de vereniging opbouwen, samen succesvol zijn.

Tijd voor een duidelijk beleid. Met het moto: B.M.T is: Samen Succesvol, dus samenwerken aan samen werken !!!!!!

 

1. Doel vrijwilligersbeleid

Dit vrijwilligersbeleidsplan moet waarborgen voor een optimale bezetting van de verschillende functies in de afdeling veldvoetbal van B.M.T. met gemotiveerde en deskundige vrijwilligers.

 

2. Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid van de voetbalvereniging B.M.T. is een verantwoordelijkheid van het Bestuur. Het vrijwilligersbeleid zal door de functie “vrijwilligerscoördinator” worden uitgevoerd. Tot de invulling van deze functie worden de taken uitgevoerd door de commissie “Vrijwilligers”.

 

3. Regels vrijwilligersbeleid

Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar B.M.T. heeft ook een organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom een paar simpele, maar heldere regels.

– B.M.T. doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. Jong of oud, man of
vrouw, lid of ouder. De werkzaamheden kunnen aangepast worden aan capaciteiten en beschikbare
tijd.

– B.M.T. hanteert normen en waarden. B.M.T. verwacht dat ook vrijwilligers zich hier aan
houden.

– Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de
werkzaamheden die hij/zij binnen B.M.T. verricht.

– Een vrijwilligersfunctie wordt aanvaard voor een vooraf bepaalde termijn.

– Alle functies binnen de voetbalvereniging zijn opgenomen in het organigram en volgens een vast
model beschreven.

Leden kunnen zich opgeven voor een bepaalde functie, maar moeten ook weten dat nieuwe initiatieven en ideeën welkom zijn. De verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid zal actief netwerken binnen de vereniging en zonodig leden benaderen voor een vrijwilligersfunctie.

 

4. Motivatie van vrijwilligers

De vereniging is van de leden. Dat is het gevoel dat de vrijwilligers moeten hebben. Leden moeten het gevoel hebben dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de club. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van de besturen.

Beleidskeuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëren de beleidsmakers draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beide de motivatie om aan “hun” eigen stukje B.M.T. te werken.

 

5. Waarderen en belonen van vrijwilligers

B.M.T. heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligers werk. Daarnaast is waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden. De leden van de vereniging dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Ze doen het werk voor hen.

Als blijk van waardering, organiseert de vereniging verschillende activiteiten gericht op bepaalde groepen vrijwilligers (scheidsrechtersvond enzovoorts) en aan het eind van het seizoen een barbecue voor alle vrijwilligers.

Selectietrainers en de jeugdcoördinator nemen qua waarderen en belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een vergoeding en zijn het in feite geen “echte” vrijwilligers meer, maar professionals op hun vakgebied.

 

6. Werven van vrijwilligers

Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij de ondersteunende functie. Als in de functiebeschrijving staat opgenomen dat de ondersteunende functie verantwoordelijk is voor het werven van nieuwe vrijwilligers (zoals bijvoorbeeld de scheidsrechterscoördinator scheidsrechters werft), dan heeft de verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid een lijst van potentiële vrijwilligers van de ondersteunende functie ontvangen. Daarvandaan wordt de vacature opgevuld.

Is de ondersteunende functie niet verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers dan wordt bij het ontstaan van een vacature de verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid door de ondersteunende functie op de hoogte gesteld van de onstaande vacature. Deze gebruikt vervolgens de beschikbare middelen om de vacature in te vullen.

 

7. Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers

In elke functiebeschrijving staat vastgelegd door welk persoon de vrijwilliger ondersteund kan worden en aan wie men ondersteuning bied. Nieuwe vrijwilligers worden bij voorkeur ingewerkt door de “oude” vrijwilliger. Indien dit niet mogelijk is wordt dit gedaan door de in de functiebeschrijving vastgelegde ondersteunende functie.

De begeleiding van nieuwe vrijwilligers bestaat uit een introductiegesprek met daarin een toelichting op de functie, het functioneren en de vereniging en een kennismaking met directe betrokkenen van de functie.

Vervolgens wordt onder begeleiding de taken van de functie uitgevoerd, waarna de nieuwe vrijwilliger zelf aangeeft wanneer hij/zij in staat is om zelfstandig te functioneren.

 

8. Deskundigheidsbevordering

Wanneer (potentiële) vrijwilligers niet volledig aan de functiebeschrijving voldoen en dit kan worden opgelost door een opleiding zal de vereniging voor de eventuele kosten (cursus-, materiaal- en reiskosten) opdraaien. Dit betreft de functies “Trainer”, “Jeugdtrainer” en “Scheidsrechter”.

 

9. Behouden van vrijwilligers

Mensen willen zich ontwikkelen, zelfontplooiing is vandaag de dag een van de mode woorden. Zelfontplooiing is niet alleen kennis opdoen, maar deze kennis en vaardigheden ook daadwerkelijk in de praktijk gebruiken. Dit vrijwilligersbeleidsplan is gemaakt om capabele en enthousiaste vrijwilligers op de juiste plek te hebben, daarom is het belangrijk dat vrijwilligers hun ambities kenbaar kunnen maken. De verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid overlegt met de vrijwilligers over hun ambities en over veranderingen in de woon-/werksituatie van de vrijwilligers, waarbij bijvoorbeeld het gaan volgend van een bepaalde opleiding nieuwe uitdagingen kan geven binnen de vereniging.

Ook is het ruimte geven voor initiatieven belangrijk voor het behoud van de vrijwilligers. Vrijwilligers moeten weten dat de vereniging initiatieven, mits overlegd, aanmoedigt. De totstandkoming van de spelersbus is hier een perfect voorbeeld van.

Een initiatief die genomen wordt en door overleg draagvlak gecreëerd heeft. Vervolgens door goede samenwerking is dit project geslaagd en heeft het de vereniging iets bijzonders opgeleverd. Door hier veel positieve aandacht aan te schenken, weten de vrijwilligers die meegeholpen hebben dat ze gewaardeerd worden en dat initiatieven buiten de functiebeschrijvingen om erg op prijs gesteld worden, want originele ideeën en initiatieven maken de vereniging speciaal.

 

10. Verzekering

B.M.T. gaat er vanuit dat iedere vrijwilliger, indien nodig, zijn/haar persoonlijke verantwoordelijkheid heeft genomen wat betreft verzekeringen. Zoals daar zijn:

– Aansprakelijkheidsverzekering particulieren
– Ongevallenverzekering
– Aanvullende autoverzekering
– Auto-inzittendenverzekering.


Aanbeveling B.M.T. : Samen Succesvol, dus samenwerken aan samen werken

In de periode januari 2007 – mei 2007 ben ik bezig geweest met het maken van het vrijwilligersbeleidsplan voor de voetbalvereniging B.M.T. In deze aanbeveling geef ik antwoord op 3 vragen die de vereniging mij aan het eind van dit project heeft voorgelegd. Deze vragen zijn:

– Mijn visie op de functie Vrijwilligerscoördinator. Wat moet het bestuur zich afvragen en hoe de
meningen peilen.

– Geef advies over manieren om vrijwilligers te werken, zowel algemeen als specifiek voor de
vereniging.

– Welke functies worden er gemist binnen de vereniging.

Vrijwilligerscoördinator

Moet de vrijwilligerscoördinator een vrijwillige of een betaalde kracht zijn? Dat is een moeilijke keuze die gevoelig kan liggen. Wat in die keuze het belangrijkste is zijn de verwachtingen van de Vrijwilligerscoördinator.

Maak een profielschets van de functie Vrijwilligerscoördinator. Wordt hij verantwoordelijk voor het administratieve gedeelte van de vrijwilligers of moet hij ook actief gaan werven, wordt hij het gezicht van het vrijwilligerswerk in de vereniging? Deze profielschets wordt vergeleken met de profielschetsen van de vrijwilligers en van de betaalde krachten. Naar welke kant hangt de vergelijking meer?

Wordt er van de functie teveel geëist voor een vrijwilliger, kan de functie dan opgesplitst worden in kleinere functies zodat deze wel door vrijwilligers kunnen worden utgevoerd? Of kan de functie vrijwillig uitgevoerd worden door meerdere personen in een roulatiesysteem? Als dit niet het geval is en het bestuur vindt dat de vereniging de functie nodig heeft, maar niet door vrijwilligers uitgevoerd kan worden dan moet het bestuur de leden overtuigen om een betaalde kracht hiervoor in dienst te nemen.

Of de leden tegen een (volgende) betaalde functie zijn kun je weten door het ze te vragen tijdens een ledenvergadering of een opinie peiling. Wel is het hierbij noodzakelijk om een goede voorlichting te geven over wat de functie gaat inhouden en wat er allemaal van verwacht wordt. Als de leden tegen een (volgende) betalende functie is kan er een discussie gehouden worden over een andere oplossing om de functie in te vullen of de noodzaak van de functie duidelijk te maken.

Mijn visie over de Vrijwilligerscoördinator

Mijn profielschets van een Vrijwilligerscoördinator:

Iemand die erg sociaal is en weet wat er leeft binnen de vereniging.
Het gezicht en aanspreekpunt binnen de vereniging.

Taken:
– Verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging
– Werft actief en selecteert vrijwilligers
– Is begeleider en vraagbaak voor alle vrijwilligers
– Maakt een stappenplan voor werven, plaatsen en behouden van vrijwilligers
– Inventariseert welke opleidingen er nodig zijn

Ik denk dat het in een groeiende vereniging, zoals B.M.T., niet haalbaar is om één vrijwillige Vrijwilligerscoördinator te hebben. Het aantal vrijwilligers/functies bij B.M.T. is erg groot. De hele verantwoordelijkheid, begeleiding, werving, selectie en ondersteuning van al deze functies kan niet bij één persoon komen te liggen die dat vrijwillig in de avonduren en een weekend doet.

Een vrijwillige Vrijwilligerscoördinator commissie is volgens mij wel een mogelijkheid. Één persoon verantwoordelijk voor het stappenplan en inventarisatie van de functies en opleidingen (grotendeels administratieve gedeelte), één persoon verantwoordelijk als begeleider en vraagbaak, maar ook bezig met werving en selectie (grotendeels sociale gedeelte) en één of meerdere personen die helpen met het werven van vrijwilligers.

De eerste twee personen vormen de “kern” van de commissie. Zij bepalen samen met het bestuur het vrijwilligersbeleid en instrueren degene die helpen met de werving en selectie naar welke kwaliteiten ze opzoek zijn en wie mogelijke kandidaten zijn.

Werven van vrijwilligers, waar liggen kansen.

Vrijwilligers werven is lastig. In dit gedeelte geef ik adviezen op welke manieren mensen benaderd kunnen worden voor vrijwilligerswerk. Belangrijk is om tegelijkertijd verschillende methoden in te zetten. Dit vergroot de kans op het werven van vrijwilligers.

Kwaliteiten, interesses en studies

Ken zoveel mogelijk de kwaliteiten, interesses of studies van je leden. Hierdoor kun je leden specifiek benaderen. Niet alleen voor vaste functies, maar ook voor eenmalige doeleinden. Iemand die journalistiek studeert kan ervaring opdoen door stukken te schrijven voor onze website : www.bmtvv.nl. Iemand die artistiek bezig is kan een mooie poster of advertentie ontwerpen.

Hoe kom je meer te weten over kwaliteiten, interesses en studies van leden?
– Vast onderdeel maken van inschrijfformulier.
– Persoonlijk contact met de leden.
– Verspreiden van enquêtes om de beschikbaarheid, achtergrond en belangstelling voor
vrijwilligerswerk onder de leden te peilen.

Als je kwaliteiten, interesses en studies van iemand kent kun je diegene specifiek benaderen. Oftewel persoonlijk aanspreken

Persoonlijk aanspreken

“Hé, we hoorden dat jij goed bent met …, zou je ons daarmee willen helpen?” Wordt positiever op gereageerd dan “Wij zijn op zoek naar vrijwilligers, zou je wat willen doen?”.
Een zeer effectieve manier om vrijwilligers te vinden is door mensen persoonlijk aan te spreken. Veel mensen geven aan dat zij geen vrijwilligerswerk doen omdat zij er niet persoonlijk voor gevraagd worden. Het streelt nu eenmaal om ergens voor gevraagd te worden.
Hoe kun je het beste iemand persoonlijk benaderen:
– Motiveer waarom diegene gevraagd wordt (kwaliteiten, ervaring,…)

– Geef een beeld van de functie. De aantrekkelijke kanten, wat het op levert, maar ook de minder leuke kanten.
– Laat iemand als proef meedraaien om te kijken of het bevalt.
– Niet iemand voor het blok zetten. Geef bedenktijd en spreek af om er later op terug te
komen
Zijn er geen geschikte kandidaten die je kunt aanspreken Vraag dan anderen of zij iemand kennen die voldoet aan het profiel.
Mogelijkheden binnen de vereniging

Probeer duidelijk te maken wat de mogelijkheden binnen B.M.T. zijn. Als algemeen bekend is dat er bij de voetbalvereniging B.M.T. de mogelijkheid is om stage te lopen is men eerder geneigd om voor een stage bij de vereniging te komen..

Hoe maak je duidelijk dat er mogelijkheden zijn?
– Aandacht geven in clubblad/op website wanneer iemand bezig is met een stage bij
de voetbalvereniging B.M.T. (Artikel, column over voortgang).
– Vast gedeelte op website waar te lezen valt wat voor stages er gedaan zijn/mogelijk
gedaan kunnen worden.
– Informatieavond voor spelers “Hoe studiepunten te verdienen met je hobby”.
– Leiders informeren over de mogelijkheden. Zijn zelf vrijwilliger, weten dat vrijwilligers
belangrijk zijn. Kennen de kwaliteiten, interesses en studies van de leden en kunnen een
positief zetje in de richting van vrijwilligerswerk geven.

Jongeren

Jongeren zo jong mogelijk bij de vereniging betrekken versterkt de binding met de club en binding met club is een grotere bereidheid tot vrijwilligerswerk. Hoe kun je jongeren bij de vereniging betrekken?

– Jongeren mensen van de club laten interviewen en zelf laten verwerken in het clubblad.
(eventueel combineren met interview bij Kwaliteiten, interesses en studies)
– Een eigen gedeelte in clubblad voor en door jongeren.

Studenten

Denk bij korte projecten (bijvoorbeeld toernooi, spelmiddag) ook aan wat studenten zouden kunnen betekenen.